Geplante Abwesenheiten auf Führungsebene: Externe Stellvertretung als flexibles Modell

Führungskräfte tragen viel Verantwortung. Gleichzeitig verändern sich die Erwartungen an Führungsfunktionen.

Längere Ferien, Sabbaticals, Weiterbildungen oder andere geplante Auszeiten werden auch auf Geschäftsleitungs- und oberer Kaderstufe zunehmend selbstverständlicher. Organisationen stehen damit vor der Frage, wie sie solche Abwesenheiten ermöglichen können, ohne dauerhaft zusätzliche Führungsressourcen vorzuhalten.

Führung braucht auch Auszeiten.

Die Herausforderung besteht deshalb nicht darin, Abwesenheiten zu verhindern, sondern sie so zu organisieren, dass Verantwortung und operative Führung während dieser Zeit verlässlich übernommen werden.

Die klassische Stellvertretung ist nicht immer die passende Lösung

Ob eine feste Stellvertretung sinnvoll ist, hängt stark von Grösse, Führungsstruktur und Ressourcen einer Organisation ab.

In grösseren Institutionen kann es sinnvoll sein, für zentrale Führungsfunktionen eine dauerhafte Stellvertretung aufzubauen. In schlankeren Organisationen würde eine solche Struktur jedoch teilweise bedeuten, zusätzliche Führungsressourcen permanent vorzuhalten, obwohl diese in diesem Umfang nur während einzelner Abwesenheiten benötigt werden.

Gerade bei COO-, CNO-, CMO- und Pflegedirektionsfunktionen sowie bei Departements- und Bereichsleitungen stellt sich deshalb die Frage, welche Stellvertretung tatsächlich zur Organisation passt.

Eine Alternative kann eine externe Führungsperson sein, die gezielt für geplante Auszeiten eingesetzt wird.

Extern – aber nicht jedes Mal neu

Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen kurzfristigen Interimslösung liegt in der Kontinuität.

Idealerweise übernimmt nicht bei jeder Abwesenheit eine neue externe Person. Stattdessen arbeitet die Organisation wiederkehrend mit derselben erfahrenen Führungskraft zusammen.

Beim ersten Einsatz muss diese Person Organisation, Strukturen, Mitarbeitende und Entscheidungswege kennenlernen. Bei weiteren Einsätzen kann sie auf diesem Wissen aufbauen.

So entsteht trotz externer Lösung eine Konstante.

Besonders interessant wird dieses Modell, wenn die externe Führungskraft auch zwischen den eigentlichen Stellvertretungsphasen punktuell eingebunden bleibt – beispielsweise bei Projekten, organisatorischen Fragestellungen oder einzelnen Führungsthemen.

Dadurch bleibt sie mit der Entwicklung der Organisation vertraut und kann bei einer erneuten geplanten oder auch kurzfristigen Abwesenheit wesentlich schneller Verantwortung übernehmen.

Flexible Stellvertretung statt dauerhafter Zusatzstruktur

Ein solches Modell kann insbesondere dann interessant sein, wenn längere Führungsabwesenheiten zwar immer wieder vorkommen können, eine festangestellte vollwertige Stellvertretung jedoch organisatorisch oder wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.

Der Nutzen liegt vor allem in vier Punkten:

• Geplante Führungsabwesenheiten können verlässlich vorbereitet werden

• Eine bekannte externe Führungsperson schafft Kontinuität ohne permanente zusätzliche Führungsstelle

• Andere Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Kaders werden nicht über Wochen doppelt belastet

• Bei späteren oder kurzfristigen Ausfällen steht bereits eine eingearbeitete Führungsperson zur Verfügung

Damit entsteht keine klassische interne Doppelbesetzung, sondern eine flexible Führungsreserve, die bei Bedarf aktiviert werden kann.

Sechs Wochen Ferien sollten auch auf Führungsebene möglich sein

Viele Führungskräfte kennen ein anderes Modell aus ihrer eigenen beruflichen Sozialisation: Wer Verantwortung übernimmt, ist möglichst immer verfügbar.

Längere Ferien werden aufgeschoben, während Abwesenheiten bleibt man erreichbar und nach der Rückkehr wartet ein entsprechend grosser Berg an Entscheidungen, E-Mails und Pendenzen.

Diese Erwartung passt zunehmend weniger zu heutigen Vorstellungen von Führung und Arbeitsleben.

Eine Führungskraft sollte auch auf oberster Ebene sechs Wochen abwesend sein können, ohne täglich erreichbar bleiben zu müssen – und ohne anschliessend mehrere Wochen damit beschäftigt zu sein, die während ihrer Abwesenheit entstandenen Rückstände aufzuarbeiten.

Dafür braucht es jedoch eine Stellvertretung, die nicht nur administrative Aufgaben übernimmt.

Sie muss Entscheidungen treffen können, Mitarbeitenden als Führungsperson zur Verfügung stehen und Verantwortung tatsächlich übernehmen.

Attraktive Führungspositionen brauchen tragfähige Rahmenbedingungen

Der Wettbewerb um erfahrene Führungskräfte im Gesundheitswesen wird nicht allein über Lohn, Titel oder Verantwortungsumfang entschieden.

Auch die Frage, unter welchen Bedingungen eine Führungsfunktion langfristig ausgeübt werden kann, gewinnt an Bedeutung.

Wer eine anspruchsvolle C-Level- oder Kaderfunktion übernimmt, möchte Verantwortung tragen können, ohne daraus die Erwartung einer permanenten persönlichen Verfügbarkeit abzuleiten.

Organisationen, die solche Rahmenbedingungen ermöglichen, können damit auch ihre Position im Recruiting verbessern.

Die Botschaft lautet dann nicht:

Bei uns ist diese Schlüsselposition so wichtig, dass Sie kaum fehlen können.

Sondern:

Bei uns ist diese Schlüsselposition so wichtig, dass wir auch Ihre Abwesenheit professionell organisieren.

Gute Führung sollte nicht an möglichen Abwesenheiten scheitern

Gerade bei der Besetzung anspruchsvoller Führungspositionen kann auch eine allfällige Familienplanung bewusst oder unbewusst als organisatorisches Risiko wahrgenommen werden.

Eine hochqualifizierte Kandidatin oder ein hochqualifizierter Kandidat kann fachlich und persönlich hervorragend zur Organisation passen, das Unternehmen bereits kennen und im Team hohe Akzeptanz geniessen. Gleichzeitig stellt sich aus Sicht der Organisation die Frage, wie längere Abwesenheiten durch Elternzeit oder andere familiäre Verpflichtungen auf einer Schlüsselposition aufgefangen werden können.

Gerade für Frauen kann dieser Zielkonflikt nach wie vor eine zusätzliche Hürde auf dem Weg in Führungsfunktionen darstellen. Denn der Wunsch nach beruflicher Verantwortung und Karriere endet nicht mit einer möglichen Familienplanung.

Flexible Stellvertretungsmodelle können genau an diesem Punkt ansetzen.

Wenn eine Organisation weiss, dass auch eine mehrmonatige Abwesenheit auf einer Schlüsselposition professionell überbrückt werden kann, verliert die mögliche Familienplanung einer Kandidatin oder eines Kandidaten als Rekrutierungsrisiko an Bedeutung.

Damit wird Gleichstellung nicht nur über Zielsetzungen oder Vorgaben diskutiert, sondern organisatorisch unterstützt: Die Führungsfunktion ist so aufgestellt, dass temporäre Abwesenheiten aufgefangen werden können.

Die entscheidende Frage im Recruiting kann damit wieder dort liegen, wo sie hingehört:

Wer ist fachlich, persönlich und als Führungskraft die beste Besetzung für diese Funktion?

Auch für kurzfristige Ausfälle entsteht ein zusätzlicher Vorteil

Ein wiederkehrendes externes Stellvertretungsmodell kann noch einen weiteren Nutzen haben.

Eine Person, die Organisation, Strukturen und relevante Ansprechpartner bereits kennt, kann bei einem unerwarteten Ausfall deutlich schneller wieder einsteigen als eine vollständig neue Interimskraft.

Damit entsteht über die geplanten Abwesenheiten hinaus eine zusätzliche Absicherung.

Die Organisation verfügt nicht über eine permanent besetzte zusätzliche Führungsstelle, hat aber im Bedarfsfall Zugang zu einer bereits bekannten und eingearbeiteten Führungsperson.

Gerade für kleinere und mittlere Spitäler oder andere Organisationen mit schlanken Führungsstrukturen kann dies ein interessantes Modell sein.

Welche Funktionen eignen sich dafür?

Besonders geeignet sind Führungsfunktionen, bei denen eine Abwesenheit über mehrere Wochen nicht sinnvoll ausschliesslich auf andere Mitglieder der Geschäftsleitung oder nachgelagerte Führungskräfte verteilt werden kann.

Dazu können beispielsweise gehören:

• COO- und operative Geschäftsleitungsfunktionen

• CNO- und Pflegedirektionsfunktionen

• CMO- und kaderärztliche Führungsfunktionen

• Departements- und Bereichsleitungen

Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse für die Stellvertretungsphase klar geregelt sind.

Führung braucht auch Auszeiten

Geplante Abwesenheiten auf Führungsebene müssen nicht automatisch den Aufbau zusätzlicher permanenter Führungsstrukturen bedeuten.

Eine wiederkehrende externe Stellvertretung kann eine flexible Alternative sein: dieselbe Person, ein bekanntes Umfeld und klare Verantwortlichkeiten – aber nur dann verfügbar, wenn sie tatsächlich benötigt wird.

Damit können Organisationen Ressourcen gezielt einsetzen und gleichzeitig Rahmenbedingungen schaffen, unter denen auch anspruchsvolle Führungspositionen langfristig tragfähig bleiben.

Moderne Führung bedeutet nicht, ständig verfügbar zu sein.

Sie bedeutet auch, Strukturen zu schaffen, die funktionieren, wenn die Führungskraft einmal nicht da ist.

Mädler Healthcare Consulting bei geplanten Abwesenheiten auf Führungsebene

Mädler Healthcare Consulting unterstützt Organisationen im schweizerischen Gesundheitswesen dabei, geplante Abwesenheiten auf Führungsebene professionell und flexibel zu überbrücken. Dabei geht es nicht um eine dauerhafte zusätzliche Führungsstruktur, sondern um erfahrene Unterstützung genau dann, wenn Verantwortung für einen begrenzten Zeitraum übernommen werden muss.

Gerade bei geplanten Abwesenheiten auf Führungsebene kann eine wiederkehrende externe Stellvertretung Kontinuität schaffen: Eine Führungsperson, die Organisation, Strukturen und relevante Ansprechpartner bereits kennt, kann schneller Verantwortung übernehmen und interne Führungskräfte gezielt entlasten.

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